Struktur für die Vielfalt
Die Verwendungsmöglichkeiten von XML sind nahezu endlos. Wenn Informationen im XML-Format vorliegen, können sie sehr viel effizienter genutzt werden, weil sie einen gezielten Zugriff darauf ermöglichen. So könnten etwa die Millionen von Seiten im World Wide Web derart gestaltet werden, dass jede Namensnennung in einem Web-Dokument mit der Markierung , jede Ortsangabe mit , jedes Geburtsdatum mit usw. gekennzeichnet wird. Damit könnten die Suchmaschinen Anfragen weitaus direkter und eindeutiger beantworten als bisher. Zunächst aber werden XML-Technologien vor allem im E-Business eingesetzt, wo sie die intelligente Verbindung von Datenbanken mit der Kommunikation im Netz ermöglichen.
XML gibt dem Datenchaos eine Struktur. Informationen stürmen auch künftig in einer solchen Fülle auf uns ein, dass sie für den Einzelnen nicht überschaubar sind (und Chaos kann ja auch durchaus positiv sein). Wenn der Inhalt von Dokumenten mit Metadaten ausgezeichnet wird, die etwas über die Art der Informationen aussagen, taucht auch die Stecknadel im Heuhaufen wieder auf:
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XML bedeutet einen großen Schritt nach vorn zu den ursprünglichen Zielen des World Wide Web: das menschliche Wissen in eine für jedermann erreichbare Form zu packen, sagt XML-Mitentwickler Michael Sperberg-McQueen. HTML ist gut, um eine Web-Seite anzuschauen. Um mehr daraus zu machen, wird XML benötigt.
XML kann für alle möglichen Bedürfnisse angepaßt werden, weil es ebenso wie SGML eine Metasprache ist, mit der sich eine eigene Beschreibungssprache für Dokumente erstellen lässt. So gibt es etwa eine auf XML aufbauende Chemical Markup Language (CML) für die Darstellung komplizierter chemischer Strukturen, ein XML-Format für die Struktur von Agenturnachrichten oder eine Synchronized Multimedia Integration Language – SMIL – auszusprechen wie “Smile” 
– für die Verwaltung von Multimedia-Inhalten; SMIL wird etwa eingesetzt in der Streaming-Software von Real Networks für das Abspielen von Filmen oder Audiodateien im Internet.
XML gilt als Schlüssel für jede Art von Informationsverwaltung. Weil es den Inhalt von Dokumenten von ihrer Darstellung trennt, eignet sich XML für die Veröffentlichung in unterschiedlichen Medien – online, gedruckt oder auf CD-ROM. Für die jeweilige Darstellung des XML-Dokuments sorgt die XSL-Technik (Extensible Stylesheet Language). Eine mit dem XML-Dokument verbundene XSL-Datei weist den Browser oder andere Programme an, wie das XML-Dokument dargestellt werden soll. XSL ist damit die XML-spezifische Umsetzung von CSS-Formatvorlagen für HTML-Dateien.
